Ризики у бізнесі: як планувати їх за допомогою Notion

(час читання ~ 25 хвилин)

1. Вступ

На початку злочинного повномасштабного озброєного ворожого вторгнення росії у 2022 році багато хто зіткнувся із гострою потребою швидко організовувати інформацію, знаходити безпечні шляхи евакуації та координувати допомогу. Саме тоді Notion став порятунком для тисяч людей. У ньому створювали бази даних із перевіреними маршрутами евакуації, контактами волонтерів, адресами гуманітарної допомоги. Один із прикладів — це карти безпечних шляхів і пункти підтримки, які допомагали людям евакуюватися з небезпечних регіонів. Інший — платформи, де організовували списки потреб для переселенців і волонтерів.

Для кого це є новиною - ось приклад.

Ці приклади — нагадування, як важливо бути готовим до криз. Війна, пандемія, економічні коливання чи навіть звичайні форс-мажори можуть стати серйозною загрозою для бізнесу. Саме тому підготовка до ризиків — це не просто "бонус", а одна з ключових умов виживання компанії.

Чому саме Notion?

Notion — це гнучкий інструмент, який дозволяє централізувати дані та адаптувати систему під конкретні потреби. Для планування ризиків це ідеальне рішення, оскільки:

• Ви можете створити базу даних, яка враховує всі аспекти вашого бізнесу.
• Система зростає разом із вашими потребами: від простого списку ризиків до інтеграції з іншими інструментами.
• Вся інформація доступна у будь-який момент — як для вас, так і для вашої команди.

Навіть у непередбачуваних обставинах, маючи добре організовану базу даних ризиків, ваш бізнес отримає не просто шанс вижити, ви дасте йому можливість швидше адаптуватися до змін. Коли при вимкненні світла ваш генератор вас підводить - продавці вашого магазину не мають всі разом бігти в темряві до зарядної станції, зіштовхуючись лобами в світлі телефонів під ногами: один робить оголошення для покупців, другий йде вмикати дублююче джерело, третій повідомляє про виниклу проблему керівнику — кожен знає свою роль, і про це є ваша турбота.

2. Види ризиків у бізнесі

Для ефективного планування ризиків перш за все варто їх класифікувати. Ризики бувають різні: від дрібних операційних помилок до серйозних фінансових загроз. Розуміння цих категорій дозволяє структуровано підійти до їх аналізу та мінімізації. Давайте розберемо основні види ризиків у бізнесі.

1. Операційні ризики

Це ризики, пов’язані зі збоями у щоденних процесах компанії. Вони виникають через помилки, відсутність контролю або недотримання стандартів.

Приклад: Уявімо, що ви керуєте службою доставки. Збій у відстеженні замовлень або неправильна маршрутизація може призвести до затримок, невдоволених клієнтів і втрати прибутку.

Як допоможе Notion?

• Створіть чітку базу з інструкціями для співробітників: від складання маршруту до оформлення звітності.
• Використовуйте Checklists та Timeline перегляди для контролю важливих етапів операційних процесів.
• Налаштуйте нагадування для ключових завдань, щоб уникнути збоїв.

2. Фінансові ризики

Фінансові ризики виникають через нестабільність доходів, збої в оплатах або непередбачувані зміни на ринку.

Приклад: Малий бізнес, що працює з постачальниками за передоплатою, може зіткнутися із затримкою платежів від клієнтів, що призведе до касового розриву.

Як допоможе Notion?

• Ведення фінансової бази даних: строки оплат, відповідальні особи, статуси платежів.
• Створення аналітичних таблиць для прогнозування доходів і витрат.
• Інтеграція з фінансовими інструментами через Zapier, Make для автоматичного оновлення даних.

3. Ризики кадрів

Команда — основа вашого бізнесу. Звільнення ключових співробітників або нестача кваліфікованих кадрів може значно сповільнити роботу.

Приклад: У компанії звільняється менеджер проєкту, який вів ключових клієнтів. Відсутність документованої інформації призведе до втрати важливих деталей.

Як допоможе Notion?

• Створіть Wiki-базу знань, де зберігаються всі інструкції, дані про клієнтів та поточні проєкти.
• Впровадьте базу даних для відстеження кадрових змін, відкритих вакансій та процесу адаптації нових співробітників.
• Використовуйте шаблони для навчання нових працівників і передачі обов’язків.

4. Юридичні ризики

Юридичні проблеми можуть виникнути через договірні суперечки, зміни у законодавстві або невідповідність регуляторним вимогам.

Приклад: Укладення угоди з новим партнером без детального узгодження може призвести до конфлікту щодо умов співпраці.

Як допоможе Notion?

• Створіть базу контрактів з можливістю додавання термінів, відповідальних осіб та нагадувань про кінцеві дати.
• Зберігайте шаблони договорів та документи в одному місці для зручного доступу.
• Створіть процес узгодження документів, де всі сторони можуть додавати коментарі й виправлення.

5. Репутаційні ризики

Негативні відгуки, скандали чи непорозуміння з клієнтами можуть нашкодити вашій репутації.

Приклад: Пекарня не виконала велике замовлення на корпоративний захід, що призвело до обурення клієнта та негативного відгуку в соцмережах.

Як допоможе Notion?

• Впровадьте систему збору відгуків клієнтів у вигляді бази даних із категоріями: позитивні, нейтральні, негативні.
• Створіть план дій у випадку кризи: кроки для вирішення проблеми, відповідальні особи, шаблони відповідей.
• Ведіть внутрішню базу для аналізу помилок і створення рішень, щоб уникнути їх у майбутньому.

6. Стратегічні ризики

Це ризики, пов’язані з довгостроковими рішеннями компанії: від неправильного вибору ринку до невдалих інвестицій.

Приклад: Виробник одягу інвестує у запуск нової лінійки, але ринок виявляється перенасиченим і не приносить прибутку.

Як допоможе Notion?

• Створіть базу з дослідженнями ринку, конкурентами та аналітикою для ухвалення обґрунтованих рішень.
• Ведіть стратегічний план компанії, де зафіксовані цілі, KPI та ризики.
• Використовуйте дошки Kanban для планування стратегічних завдань і аналізу їх виконання.

Розуміння та категоризація ризиків — це перший крок до їх подолання. Notion дозволяє зберігати, структурувати та аналізувати всі дані про ризики, допомагаючи вам ухвалювати кращі рішення і бути готовими до будь-яких викликів.

3. Планування дій для управління ризиками

Правильна підготовка до можливих загроз — це виявлення ризиків і створення чіткого плану дій. Notion допоможе вам структуровано підходити до управління ризиками та автоматизувати частину процесів для більшої ефективності.

3.1 Створення плану дій

Щоб кожен ризик був під контролем, важливо мати конкретний план на кожен випадок. У Notion можна створити базу даних для управління ризиками з ключовими параметрами:

Приклад структури бази даних для планування дій:

• Ризик — конкретна загроза, яку ви ідентифікували (наприклад, касовий розрив або затримка проєкту).
• Запобіжні заходи — дії, які допоможуть уникнути ризику (наприклад, регулярний контроль дебіторської заборгованості чи оптимізація ресурсів).
• Дії у випадку виникнення — інструкції на випадок, якщо ризик реалізується (наприклад, звернення до фінансового резерву або перемовини з постачальниками).
• Відповідальні особи — хто контролює ситуацію та відповідає за вжиття заходів.

Візуалізація:

У базі даних можна налаштувати різні перегляди:

• Табличний перегляд для загального списку ризиків.
• Kanban-дошка з категоріями ризиків: "Виявлено", "Під контролем", "Активований", "Вирішено".
• Календар для моніторингу ключових дедлайнів щодо ризиків і запобіжних заходів.

Приклад використання:

Компанія, що працює у сфері виробництва, може мати ризик затримки постачання матеріалів. План у Notion може виглядати так:

• Ризик: Затримка постачання сировини.
• Запобіжні заходи: Контроль запасів на складі, угоди з кількома постачальниками.
• Дії у випадку виникнення: Активувати альтернативного постачальника, збільшити обсяги закупівлі на майбутні періоди.
• Відповідальні: Менеджер із закупівель.

3.2 Автоматизація оновлення статусів ризиків

Одна з переваг Notion — можливість інтеграції з іншими інструментами для автоматизації рутинних завдань. Це допоможе вам своєчасно оновлювати дані, отримувати сповіщення про зміни та мінімізувати ручну роботу.

Приклади автоматизації:

• Фінансові ризики: Інтеграція Notion з фінансовими інструментами (наприклад, через Zapier або API), щоб автоматично оновлювати статуси платежів чи прогнозувати касові розриви. Приклад: Якщо платіж від клієнта затримується, статус "Оплачено" змінюється на "Прострочено", і відповідальна особа отримує сповіщення в Notion або Slack.
• Операційні ризики: Автоматичний збір даних про виконання задач з інших баз даних або з інших систем для моніторингу проєктів.
• Моніторинг новин і зовнішніх загроз: Зв'язок із агрегаторами новин або аналітичними інструментами для швидкого реагування на зміни у законодавстві, на ринку чи вашої репутації.

Інструменти для інтеграції:

• Можна налаштувати зв’язок Notion з власними інструментами для обміну даними в реальному часі.
• Notion AI: допомагає автоматизувати аналіз ризиків на основі даних у вашій базі — створювати резюме, підсумки чи прогнозувати тенденції.

Планування дій для управління ризиками у Notion забезпечує чіткість і прозорість процесів. Завдяки автоматизації ви можете мінімізувати час на оновлення статусів і сфокусуватись на реальному вирішенні проблем.

4. Як залучати команду до управління ризиками через Notion

Успішне управління ризиками залежить від злагодженої роботи команди. Notion пропонує інструменти, які допомагають усім учасникам процесу бути в курсі ситуації та ефективно виконувати свої обов'язки.

Переваги спільної роботи: чітке розуміння відповідальності кожного

• Прозорість процесів: Кожен член команди має доступ до актуальної інформації про ризики, статуси та дії, які потрібно виконати.
• Спільне прийняття рішень: Команда може обговорювати ризики та варіанти їх вирішення безпосередньо у Notion за допомогою коментарів до задач чи ризиків.
• Уникнення дублювання зусиль: Завдяки структурованій базі даних кожен знає свою роль і бачить, хто за що відповідає.

Приклад: У компанії, що займається роздрібною торгівлею, у базі ризиків прописано, хто відповідає за контроль запасів, хто координує постачальників, а хто комунікує з клієнтами у випадку затримок.

Навчання команди працювати з реєстром ризиків

Щоб залучити команду, необхідно підготувати її до роботи з інструментом. Створіть простий навчальний процес, який включатиме наступні кроки:

1. Пояснення мети: Розкажіть, чому управління ризиками важливе для компанії, як це впливає на стабільність і результати.
2. Ознайомлення з Notion: Покажіть базу даних ризиків, структуру записів, перегляди та процес роботи.
3. Рольова гра: Організуйте навчальний кейс, де кожен член команди отримає уявний ризик і спробує зафіксувати його, додати запобіжні заходи та дії.
4. Регулярні оновлення: Визначте частоту оновлення інформації у базі ризиків і відповідальних за це.

Приклад: IT-компанія проводить щоквартальні зустрічі, де співробітники разом переглядають і оновлюють реєстр ризиків. Це дозволяє всім залишатися в курсі змін і спільно приймати рішення.

Налаштування прав доступу, щоб уникнути помилкових змін

У Notion можна чітко визначити, хто має доступ до різних частин бази ризиків, що допомагає уникнути випадкових помилок чи втрати важливих даних.

Поради з налаштування прав доступу:

• Перегляд для всіх: Базу ризиків можна зробити доступною для перегляду всіма членами команди, щоб кожен мав уявлення про потенційні загрози.
• Редагування для відповідальних: Лише ті, хто відповідає за певні ризики чи дії, можуть редагувати відповідні записи.
• Обмеження доступу до чутливих ризиків: Наприклад, фінансові чи юридичні ризики можуть бути доступними лише для менеджменту або юристів.
• Запрошення зовнішніх партнерів: У разі необхідності ви можете надати обмежений доступ до ризиків вашим контрагентам (наприклад, постачальникам чи інвесторам). Протягом ось вже десяти років я безліч разів так чи інакше стикався з документами та процесами, пов’язаними з business continuity and resiliency planning: замовники замовляють дослідження стратегічних постачальників (як правило - постачальників послуг для довгострокових проєктів), постачальники — вивчення замовників (які не дуже йдуть на передоплату), банки вимагають додаткових гарантій, тендерні процедури потребують надання документів планування безперервності бізнесу та стійкості бізнес-процесів, а ще - аудитів за попередні роки; як тільки вбачається українське коріння або зв’язки з Україною — автоматично вмикається потреба додаткового гарантування, і це зрозуміло бо просто логічно, хоча і боляче. Якось під 2019-2020 роки, коли після подій 2014 року минуло 5 років і вже стало що показувати, це трохи вщухло, ця вся історія, але зараз знову хвиля, і накопичення позитивного досвіду, підтвердженого документами і результатами бізнесу — дуже вдала інвестиція в майбутнє бізнесу: коли настане час доводити свою бізнес-спроможність — факт роботи і зростання в цих наших умовах стане впливовим важелем, замисліться про це.

Приклад: У транспортній компанії керівник відділу безпеки має доступ до всіх ризиків, менеджери — лише до своїх зон відповідальності, а водії можуть бачити лише план дій у надзвичайних ситуаціях.

Робота команди у Notion стає максимально продуктивною, коли кожен розуміє свою роль і має доступ лише до тієї інформації, яка йому потрібна. Грамотне навчання й налаштування прав допоможе уникнути помилок і забезпечить чіткий контроль над ризиками.

5. Приклади впровадження ризик-менеджменту в бізнесі

Реальні кейси впровадження ризик-менеджменту в Notion показують, як цей інструмент допомагає підприємцям різних масштабів і галузей.

Для малого бізнесу: нотаріальна контора

Проблема:

Нотаріальні контори (2+ приватних нотаріуса) працюють із великою кількістю документів, що мають юридичну силу. Втрата даних чи помилкове оформлення може спричинити значні фінансові й репутаційні втрати.

Рішення в Notion:

• Централізована база даних клієнтів і кейсів:
  • Кожен клієнт отримує власне місце в системі - окрему картку з детальною інформацією, яка включає основні дані, список послуг і статус виконання.
  • Резервні копії ключових документів зберігаються у хмарному сховищі з посиланнями в Notion для швидкого доступу.
• Реєстр ризиків:
  • Додано ризики втрати доступу до файлів (наприклад, через технічні збої) та помилкових дій працівників.
  • Прописано дії для зменшення ризику: регулярне резервне копіювання та інструктаж для працівників.

Результат:

Завдяки структурованому підходу компанія змогла мінімізувати випадки втрати інформації. Крім того, оптимізувалася комунікація з клієнтами — кожен процес став індивідуальнішим, більш персоналізованим і прозорішим.

Для стартапу: аналіз залежності від інвесторів

Проблема:

Молоді стартапи часто сильно залежать від фінансування інвесторів. Зміна пріоритетів інвестора чи втрата підтримки може поставити компанію перед ризиком закриття.

Рішення в Notion:

• Аналіз ризиків:
  • Створена база з переліком джерел фінансування та їх залежності від конкретних інвесторів.
  • Прописані можливі ризики, такі як зміна стратегії інвесторів чи затримка у виплатах.
• План дій:
  • Для кожного ризику визначено альтернативні джерела фінансування: гранти, краудфандинг, кредити.
  • Визначено відповідальних осіб для пошуку нових партнерів та проведення переговорів.
• Сценарний план:
  • Розроблено сценарії дій у випадку часткової чи повної втрати інвестицій: зменшення витрат, зміна бізнес-моделі, залучення консультантів.

Результат:

Стартап підготувався до потенційних фінансових труднощів, що дало йому змогу уникнути критичної залежності від інвесторів і продовжити роботу навіть у випадку втрати частини фінансування.

Notion дозволяє адаптувати підхід до ризик-менеджменту для бізнесів будь-якого масштабу. Чи то нотаріальна контора, яка працює з конфіденційними документами, чи стартап, що залежить від фінансування, — централізована платформа для ризиків стає незамінним інструментом.

6. Висновки: Як Notion допомагає у плануванні ризиків

Планування ризиків — це скоріше не про уникнення проблем, а про створення умов, за яких ваш бізнес стає гнучким і готовим до будь-яких викликів.

Notion допомагає перетворити складність ризик-менеджменту на логічний і зрозумілий процес. Він дає змогу зосередитися на головному — аналізі й ухваленні рішень, залишаючи рутину автоматизації та структуризації даних.

Замість нескінченних таблиць і розрізнених документів, хаотичних думок та тривожних розладів (боже збав, звісно!), ви отримуєте єдину систему, де:

• Кожен ризик має своє місце й відповідальних осіб — це дозволяє миттєво зрозуміти, хто за що відповідає, і не витрачати час на пошук ‘головних та винних’ у кризових ситуаціях.
• Кожен етап планування і реалізації видимий команді — прозорість процесів підвищує довіру і знижує ймовірність помилок.
• Дії у кризових ситуаціях прописані заздалегідь — ви не імпровізуєте, а дієте згідно з продуманими заздалегідь, а може навіть і напрацьованими сценаріями.

У підсумку, Notion як інструмент для роботи з ризиками стає базою для зміцнення ваших процесів і підтримки команди в моменти, коли потрібна впевненість і швидкі рішення.

Інструмент настільки ж потужний, наскільки ви готові зануритися в нього. Якщо ви вже використовуєте Notion для ризик-менеджменту — поділіться своїм досвідом у коментарях: які підходи виявилися найбільш ефективними, а що ви б порадили тим, хто тільки починає? Разом ми створимо більше рішень, які допоможуть українському бізнесу долати будь-які виклики.