Це гнучке рішення, яке дозволяє не переносити невиконані справи, а натомість планувати їх на певний період замість конкретної дати.

Управління справами можна вести для досягнення цілей, яких насправді безліч. Як і причин використання інструментів для управління справами.

Ця проста модель отримала назву “Ловець моментів” завдяки своїй простоті, а також унікальній функції планувати справи так, щоб робити їх не у час, визначений заздалегідь в нашому змінному світі та динамічному житті, а у влучний момент протягом запланованого періоду часу. “Ловець моментів” не має нічого зайвого і в той самий час має достатньо для того щоб оглядати активності, що заслужили бути записаними, і побачити в своєму житті "моменти" можливостей, які є справжніми рушіями, безпосередніми “батьками” найважливіших справ.

Перенесення незроблених справ

Зовнішні обставини, залежність від планів інших людей, здорова прокрастинація, захоплення якоюсь справою, зміна пріоритетів, емоційний стан, погіршення здоров’я, відсутність бажання і ще купа причин можуть призводити до того, що в певну мить ти хапаєш щоденник і починаєш ретельно планувати все що треба зробити, щоб заспокоїтись і зняти тривожність що ти ніколи це все не зробиш.

Заспокоюєшся, починаєш бачити що все наче ок, те що не встигаєш - або вже і не треба, або нічого в тому страшного, нехай.

Відкладаєш щоденник, іноді переносиш пропущені справи “на сьогодні” щоб не забути про щось назовсім.

Знову накопичується відкладене, додається те що з’явилось зненацька, те що було так далеко і ось вже...

Знову хапаєш щоденник, знову ретельно плануєш. З датами, навіть з часом коли саме то робитимеш.

Час, життя - вони такі, дуже цікаві насправді.

Проблема планування справ на певний день чи час - це ухвалення рішення про те, що робити зі справою, час робити яку вже минув.

Тут три шляхи: видалити справу зовсім, перенести її кудись або передати її комусь.

З “видалити” зазвичай проблема: якщо справа вже була колись запланована - треба скасувати рішення її робити взагалі, це не завжди легко.

З “делегувати” приблизно така сама проблема - треба скасувати рішення що робитимеш її саме ти, але коли ти не встигаєш - це аргумент, можливо це найкраще рішення.

А от з “перенести” - тут пастка.

Перенесення справи на інший час - це тут і зараз найлегше рішення: не треба скасовувати раніше ухвалених рішень про те що справа варта того щоб бути зробленою, і що зробиш її найкраще саме ти (ну або хочеш бо тобі подобається). Але…

Якщо ти переносиш справу - в твоїй системі планування вже щось йде не так, інакше жодна причина не мала би змусити тебе це робити, бо кожна з них була би прорахована тобою при плануванні. Отже, коли ти повторно плануєш справу на новий час - ти робиш це в тій самій системі, і вірогідність повторного перенесення знову і знову - велика. Додатково впливають на цей процес і вірогідність перенесення інших справ, їх накопичення на майбутній період і їх концентрація.

Що робити?

Який може бути вихід з цього чудового спірального орнаменту життя з багатьма невідомими змінними? Як планувати Без Перенесення Справ?

Не планувати справи, просто робити їх коли тиснуть (як з посудом, який можна мити коли треба поїсти чи приготувати щось)? - ну… так собі варіант.

Або якщо не вийшло зробити справу - просто викреслювати її: може, так визначила доля? - що ж, комусь можливо так підійде, якщо думки про самооцінку чи про втрачені можливості не будуть шкодити здоровому сну - чому ні.

Ще варіант - посилити фільтр і максимальну кількість справ - делегувати. Це може бути дійсно дуже мудрим рішенням, і якщо у тебе є така можливість - варто її використовувати!

Вже два чудових варіанти!

А якщо все одно залишаються справи, які і треба зробити чи навіть періодично робити, але ніяк не виходить так їх запланувати, щоб не переносити - що з ними робити, як бути, як зробити так, щоб не переносити їх з дати на дату, з часу на інший час?

- “Просто робити їх вчасно”. “Годі з пустого в порожнє, джаст ту іт і побігли вже далі”. [коли дочитуєш цей текст до цих рядків, хочеться вже так прям вголос сказати, чи не так? :) - це звісно ок поради, та все ж..]

Ми підготували такий планувальник, який виводить проблему з перенесеннями справ з розряду важких.

По-перше, ваші справи таки залишаться в календарі.

По-друге, вони не матимуть дат, і це є наше рішення для вас.

Хіба треба переносити якість справи на іншу дату, якщо ці справи не є запланованими на якусь конкретну дату?

Так, наше рішення - планувати деякі справи не “на сьогодні” чи “на 30 серпня хххх року”, а на “протягом тижня”, “в поточному місяці” або взагалі “протягом 10 днів, до 5 вересня”.

По-третє, ми пропонуємо згруповувати такі справи і оглядати в календарі прогрес їх виконання - це наше рішення для вас, щоб ви отримували певне нагадування про наявність таких справ, і були вмотивовані закривати їх виконанням, щоб отримати більше % прогресу - це мусить допомогти (і точно не змусить відмовлятись від ухвалених раніше рішень, тривожитись щодо своїх здібностей чи взагалі ховатись від справи і робити вигляд що ви її ніколи і не хотіли і не мусили робити - навпаки, з переліку справ, скажімо, на місяць, точно щось та зробиться, і в прогресі наприкінці місяця буде позитивний відсоток - це точно круто!). А з перенесеннями таких справ ми пропонуємо наступне: ми їх не будемо переносити. Якщо не зроблене на цьому тижні - залишаємо його тут незробленим. Це допоможе пошукати причини і працювати з ними. А справу ми плануємо зробити протягом наступного місяця, коли протягом тижня не виходить. Її просто варто зробити.

Планувальники, календарі, системи ведення справ може й пропонують щось подібне, та в Notion такої вбудованої функції як “додати справу в календар без дати так, щоб її можна було побачити в календарі” немає, просто в Notion все так зроблене, щоб можна було зробити будь-що. От ми і зробили таке для вас.

Унікальність рішення

Технічна реалізація дозволяє бачити в календарі справи, які не мають жорстких дедлайнів. Це гнучке рішення, яке дозволяє не переносити невиконані справи, а натомість планувати їх на певний період замість конкретної дати. Можливість планувати справи без жорстких дедлайнів не у вигляді окремого списку справ “не забути”, а у вигляді карток в календарі, які до того ж показують прогрес виконання згрупованих справ, і при цьому не об’єднуючи справи в одну картку - такого не пропонує жоден планувальник.

Ну як? Варто спробувати?

Давайте на прикладі.

Уявіть собі такі задачі як:

• зробити щеплення

• завітати до батьків

• помити автівку

• дописати грантову заявку

• обговорити новий проєкт з партнером

• заселитись до офісу після ремонту

Ці справи схожі на такі, які потрапляють в план на певну дату, а потім переносяться? На такі, що можуть так переноситись, що в певний момент вже і не пам’ятаєш, коли вони були створені..?

Вйо дивитись, як можна використати наш інструмент на прикладі цих задач на скрінкасті.

Покроковий скрінкаст.

Крок 1: створюємо планувальник одним натиском кнопки, прибираємо приклади, записуємо справи

На третій хвилині відео працюємо з БД “Час”:

• створюємо групи справ “День”, “Тиждень” та “Місяць”

• обираємо справи, які плануємо зробити відповідно протягом обраного періоду, і підключаємо такі справи до цього періоду, щоб рахувався прогрес їх виконання

• на четвертій хвилині відео (03:57) показано що при обранні справ для підключення до періоду часу можна одразу оглядати дату справи, якщо вона призначена - повертаємось до переліку справ і призначаємо дату справі “Зробити щеплення”

• це веде до думки поєднати щеплення та відвідування батьків в один день - одразу плануємо дату відвідування батьків на той самий день коли робитимемо щеплення

• оглядаємо справи, які мають конкретну дату, в календарі справ і переходимо до наступного відеоскрінкасту, де робимо відстеження прогресу виконання справ в періодах “День”, “Тиждень” та “Місяць”

  
  

Крок 2: прогрес виконання справ без певної дати - відображення в календарі

• обираємо дати періодів, прогрес виконання справ в яких нам цікаво бачити - день, тиждень, місяць

• (2:10) можна подивитись перелік справ, які ми додали в певний період, а також прямо звідти змінювати статус на “Зроблене”

• (3:20) також можна помічати справи зробленими в загальному календарі - прогрес виконання згрупованих справ також буде коректно показаний

• (3:43) гнучкість цього рішення дозволяє показати всі періоди, в які ви згрупували справи, в одному календарі - разом День, Тиждень, Місяць і будь-який період, який ви самі створите, а також змінити вигляд календаря на тижневий огляд (04:00)

Спробуй вже зараз, заплануй свою першу справу (наприклад,  повернутись до цього протягом тижня) по-новому!