Надсилай листи з Notion одним кліком! 

Основне призначення цього інструменту - створення електронного листа на основі обраного скрипта з бази ваших напрацювань, ваших скриптів для листування. Створений електронний лист автоматично відкриється у вашому поштовому клієнті, який ви собі налаштували по замовченню.

Як це працює

1 - перенесіть свої шаблонні листи до бази шаблонів

2 - оберіть потрібний шаблон для листа отримувачу

3 - натисніть на “Створити лист” і насолоджуйтесь, коли в вашій пошті відкриється ваш шаблон

4 - можна одразу відправити, а якщо захочете - додайте стилі, відредагуйте дизайн листа, виділіть потрібне жирним або курсивом, додайте зображення або вкладений файл тощо

Замість копіювання-додавання тексту листів використовуйте сучасне рішення, яке не вимагає написання програмного коду.

Якщо ви бачите, що надіслали лист з однаковим текстом вдруге - додайте його до бази шаблонів і не витрачайте час на пошуки та зайві дії втретє і надалі! Користуйтесь вже зараз!

Коли це буде корисним

Це рішення - знахідка для вас, якщо ви прагнете:

• оптимізувати процес спілкування електронною поштою

• заощадити час на процесах, які можна автоматизувати

• уникнути помилок та мінімізувати вплив людяного фактору

• потребуєте простого, але потужного рішення для створення персоналізованих електронних листів за допомогою властивостей бази даних Notion

Які є цікаві функції

Листи створюються персоналізовано, тобто ви можете додати Звернення до клієнта - і воно потрапить до листа. Та якщо це вам ні до чого - просто не пишіть звернення, і його не буде в листі )) Це не потребує жодних змін налаштувань, ми про все подбали.

Якщо ви хочете надіслати лист кільком адресатам - ви це зможете зробити дуже просто: в поле для електронної адреси напишіть додаткові emails через кому та без пробілів.

Для того щоб надіслати лист основному адресату, а також копії цього листа - іншим, напишіть адреси отримувачів копій в поле “СС”.

Також ви можете надіслати приховані копії на пошту в полі “ВСС”.

Для того щоб надіслати лист кільком одержувачам так, щоб вони не бачили адрес один одного - напишіть свій email в поле “email клієнта”, а адреси одержувачів - через кому в поле “ВСС”. Звичайно, уважний отримувач побачить, що ви використали функцію прихованої копії, та для досвідченого користувача це аж ніяк не мінус а плюс: він таким чином впевниться, що ви турбуєтесь про його приватність.

Пам’ятайте, що листи, які ви надсилатимете кільком людям, не є персоналізованими, тож уважно - не звертайтесь в них на ім’я )))

Для персоналізованої розсилки використайте шаблон для кожного отримувача разом з полем “Звернення в листі” і надішліть кожний лист окремо - з використанням шаблонів листів на це потрібен буде деякий час, але натискання кнопок “Створити лист” та “Надіслати” після налаштувань - це набагато простіше за Ctrl+C → Ctrl+V, чи не так? ;)

Ще трохи цікавого

• дизайн (шрифти, кольори, стилі) застосувати можна вже коли відкриється поштовий клієнт; Notion таке не зробить поки що

• як і посилання, вкладені файли або зображення - це все також треба доробляти вже на рівні поштового клієнта, ви мабуть вже здогадались; цей інструмент - для швидких коротких стандартних відповідей типу “дякуємо за замовлення, обробляємо, повідомимо” - для рекламних кампаній звісно краще використовувати професійні інструменти

• зі смартфону - легко!, налаштуйте на комп’ютері попередньо, щоб спростити відповіді на ходу, з браузерної версії перевірено - працює; якщо ви використовуєте мобільний застосунок Notion і посилання на створення листа не працює (це залежить від багатьох причин) - відкрийте сторінку з генератором в браузері і користуйтесь без обмежень застосунку!

Практичні кейси

1. Після аналізу процесів онлайн-клініки було створено 12 скриптів (шаблонів листів), налаштований збір запитів через форму з використанням інтеграції однієї форми в tally.so з базою даних в Notion і в результаті одна зі співзасновниць, яка виконувала роль адміністраторки, повністю передала процес обробки вхідних запитів новій людині і спокійно зосередилась на маркетингу та інших нетехнічних, стратегічних, питаннях бізнесу

2. Інтернет-магазин (маркетплейс) створив ланцюжок листів, який запускаєтья після першої покупки (запити щодо відповідності отриманих товарів очікуванням, зручності використання, пропозиції підтримки, прохання залишити відгук, пропозиції прийняти участь в акційних пропозиціях, …) - було під’єднано додаткові функції аналізу ефективності, налаштована аналітика

3. локальний постачальник клінінгових послуг використовує інструмент як частину CRM-системи

4. компанія, що виконує землевпорядні роботи, використовує інструмент як основний реєстр вхідної та вихідної кореспонденції, після доробки автоматичного додавання вихідних номерів та дат до кожного листа

5. репетиторка з англійської, яка веде свій блог, додала інструмент до планувальника контенту в Notion і використовує його для розсилки дайджестів блогу своїм підписникам

Якщо ви вже використовуєте Notion для організації своїх завдань, то Email-Notion-Gen TemplUp – це логічне продовження. Створіть єдиний робочий простір для всіх своїх комунікацій та зекономте час на пошуку потрібної інформації.

Створіть єдиний стиль комунікації для всієї компанії та заощадьте час на рутинних завданнях.

Пропозиції для шаблонів: 10 листів додаються бонусом!

Коли ви використовуєте Notion для автоматизації листування, варто створити кілька універсальних шаблонів, які можна адаптувати під різні ситуації.

1. Шаблон для відповіді на загальне запитання

2. Шаблон для підтвердження отримання замовлення/заявки

3. Шаблон для відмови в наданні послуги/товару

4. Шаблон для запрошення на зустріч/презентацію

5. Шаблон для прощання з клієнтом (якщо клієнт більше не співпрацює)

6. Шаблон для підтвердження участі в заході

7. Шаблон для прохання відгуку

8. Шаблон для повідомлення про зміни в обслуговуванні

9. Шаблон для вітання нового клієнта

10. Шаблон для запрошення на вебінар/онлайн-курс

Таких легких налаштувань ще не було: для попередньої підготовки потрібен лише текст листа

Детальне покрокове відео (дивіться в Колекція_демо)!

Почніть сьогодні та відчуйте ефективність створення листів одним кліком у своєму робочому просторі Notion!