Обробка замовлень: автоматизація в Notion

Обробка замовлень: автоматизація в Notion

(час читання ~ 8 хвилин)

1. Кнопка підтвердження оплати, яка змінює статус і виставляє стандартну дату готовності

Маємо умовну БД Замовлень:

Продукт (товар або послуга) (властивість Name)

Статус (властивість Select)

Очікується оплата

В роботі

Передано замовнику

Дата старту (Date)

Дата готовності (Date)

Кожного разу коли ми отримуємо замовлення - ми заносимо його (або воно автоматично заноситься) до БД Замовлення для роботи з ним. Плануємо дату оплати (як домовились з замовником), яка буде датою старту роботи з замовленням (виготовлення виробу, закупки товару у постачальника або початку роботи над консультацією - в залежності від ваших продуктів).

У нас є стандарт: відвантаження товару або надання готового результату послуг протягом трьох днів після отримання платежу.

Робимо кнопку “Оплата підтверджена”, яку ми натискаємо коли бачимо платіж від замовника, і ця кнопка:

змінює статус з “Очікується оплата” на “В роботі”, а також

додає до “Дата готовності” дату з урахуванням нашого стандарту (три дні після оплати)

Для створення кнопки ми додаємо властивість “Button” і налаштовуємо її:

1. Змінити статус на “В роботі”

2. Змінити “Дата готовності” на: Custom formula -> dateAdd(now(), 3, "days")

Даємо назву кнопки “Оплата підтверджена” і натискаємо “Save”

Таким чином, коли ми побачили платіж - зайшли на сторінку обробки замовлень і натиснули кнопку “Оплата підтверджена” - побачили що статус змінився на статус “В роботі” і з’явилась Дата готовності - за 3 дня від підтвердження отримання платежу.

2. Автоматичне повідомлення про зв’язок з замовником щодо оплати за 3 дня до старту

Трапляється що ми записали собі замовлення, запланували дату старту, чекаємо на оплату, але оплата не надходить. Такі випадки ми намагаємось відстежувати, постійно тримаємо їх під контролем.

Для того щоб звільнити голову і час - робимо автоматизацію: система може показати нам ті замовлення, до старту яких залишилось кілька днів, але замовник не надіслав платіж.

Така автоматизація дозволить нам не забути нагадати нашому клієнту про замовлення, поговорити з ним, і в результаті або визначити нову дату старту, або скасувати замовлення, або ж отримати платіж від клієнта, який просто забув і завдяки нагадуванню зробив платіж і не зірвав ваш план виробництва.

Створюємо додаткову властивість Formula і налаштовуємо її:


if(
  and(
    prop("Статус") == "Очікується оплата",
    dateBetween(prop("Дата старту"), now(), "days") >= 0,
    dateBetween(prop("Дата старту"), now(), "days") <= 2
  ),
  " Зв'язатись з Замовником! ",
  ""
)

Ця формула працює так:

if (якщо-умова):
- Формула перевіряє, чи виконуються всі умови, визначені в функції and.
- Якщо умови істинні, виводиться текст "Зв'язатись з Замовником!".
- Якщо умови хибні, виводиться пустий рядок ("").
and (логічне "і"):
- Вимагає, щоб усі три умови були виконані одночасно.
Перша умова:
```
prop("Статус") == "Очікується оплата"
```
- Перевіряє, чи значення у властивості Статус дорівнює тексту "Очікується оплата".
Друга умова:
```
dateBetween(prop("Дата старту"), now(), "days") >= 0
            
```
- Функція dateBetween обчислює різницю в днях між датою у властивості Дата старту і поточною датою (now()).
- Умова перевіряє, чи ця різниця є більшою або дорівнює 0 (тобто Дата старту сьогодні або в майбутньому).
Третя умова:
```
dateBetween(prop("Дата старту"), now(), "days") <= 2
            
```
- Аналогічно, ця умова перевіряє, чи різниця в днях між Дата старту і сьогоднішнім днем не перевищує 2 (тобто, Дата старту не пізніше ніж через 2 дні).
Результат:
- Якщо всі три умови виконуються:
  - Статус = "Очікується оплата".
  - Дата старту = сьогодні, завтра, або через 2 дні.
- Формула виведе текст " Зв'язатись з Замовником! ".

Приклад роботи:

Статус	Дата старту	Результат
Очікується оплата	Сьогодні	Зв'язатись з Замовником!
Очікується оплата	Завтра	Зв'язатись з Замовником!
Очікується оплата	Через 3 дні	(пусто)
В роботі	Сьогодні	(пусто)

3. Автоматичне повідомлення про проблему з простроченням замовлення

Коли ми контролюємо замовлення - все має бути без затримок, або ж ми завчасно проговорюємо з замовником зміни дати готовності.

Коли виникає якась проблема, і ми не виконали замовлення в певну дату без повідомлення замовнику - про це треба дізнатись якомога раніше, одразу в перший день протермінування.

В цьому нам допоможе автоматизація повідомлення про прострочення дати готовності.

Створюємо додаткову властивість Formula і налаштовуємо її:


if(
  and(
    prop("Статус") == "В роботі",
    dateBetween(prop("Дата готовності"),now(), "days") <= -1
  ),
  "Проблема: ПРОСТРОЧЕНЕ ЗАМОВЛЕННЯ!", 
  ""
)

Структура формули:

if (якщо-умова):
- Формула перевіряє, чи виконуються умови, визначені в and.
- Якщо умови істинні, виводиться текст "Проблема: ПРОСТРОЧЕНЕ ЗАМОВЛЕННЯ!".
- Якщо умови хибні, виводиться порожній рядок ("").
and (логічне "і"):
- Функція and гарантує, що обидві умови повинні бути одночасно істинними для виконання формули.
Перша умова:
```
prop("Статус") == "В роботі"
            
```
- Перевіряє, чи значення властивості Статус дорівнює "В роботі". Це означає, що задача ще не завершена і знаходиться на етапі виконання.
Друга умова:
```
dateBetween(prop("Дата готовності"), now(), "days") <= -1
            
```
- Функція dateBetween обчислює різницю в днях між датою в Дата готовності і поточною датою (now()).
- Умова перевіряє, чи різниця в днях є меншою або рівною -1, тобто, чи пройшла дата готовності (попередній день або більше).

Як це працює:

Якщо задача має статус "В роботі" і дата готовності була раніше (на один або більше днів тому), формула виведе повідомлення "Проблема: ПРОСТРОЧЕНЕ ЗАМОВЛЕННЯ!".
Якщо хоча б одна з умов не виконується, виводиться порожній рядок.

Приклад роботи:

Статус	Дата готовності	Результат
В роботі	Вчора	Проблема: ПРОСТРОЧЕНЕ ЗАМОВЛЕННЯ!
В роботі	Сьогодні	(пусто)
В роботі	Завтра	(пусто)
Завершено	Вчора	(пусто)

Це ідеальний спосіб для відображення проблем, коли дата готовності минула, а статус все ще вказує, що задача "В роботі".

Для того щоб зручно було користуватись цією системою - варто розділити окремі процеси на окремі блоки (або на окрем сторінки):

обробка платежів
панель нагадувань про зв'язок з замовниками, які не надіслали платіж, а дата старту вже на підході
панель контролю замовлень в роботі
панель повідомлень про протермінування замовлень

Навіть просте рознесення блоків на одній сторінці допоможе фокусуватись на кожному процесі:

🗨️ Додавай свої коментарі, долучайся до обговорень!

До Telegram-каналу