Створення структури бізнесу в Notion: Частина 1

(час читання ~ 18 хвилин)

Мета цього посту — показати, як ефективно організувати роботу бізнесу в Notion, створивши чітку та зрозумілу структуру. Ми зосередимося на практичних ідеях, корисних для малого та середнього бізнесу, уникаючи теоретичних міркувань.

В цій першій частині ми коротко оглянемо центральну панель управління - наш командний пункт, а також пробіжимося по робочих областях і базах даних, щоб трохи заглибитись і отримати натхнення та мотивацію. Звичайно, в кінці - приклад.

В наступній частині дізнаємось як налаштувати систему самостійно - з порадами, прикладами та рекомендаціями.

Навіщо потрібна структура в бізнесі?

Структура — це не про таблиці чи схеми, це про порядок у всьому, що ви робите. Уявіть собі бізнес як будинок: без чіткої основи та логічного планування навіть найкрасивіший фасад ризикує впасти. Точно так само й у бізнесі: коли процеси непослідовні і хаотичні, завдання плутаються, а інформація губиться - це впливає на ефективність роботи, мотивацію команди й навіть на стосунки з клієнтами.

Чітка структура дозволяє:

• швидко знаходити потрібну інформацію;
• мінімізувати помилки;
• делегувати завдання без плутанини;
• зосередитися на важливих речах замість «гасіння пожеж».

Структура — це час і енергія, які ви заощаджуєте, щоб розвивати бізнес, скасовуючи поточну і майбутню боротьбу з хаосом одразу і до спокону віків ))

Як Notion допомагає впорядкувати роботу?

Notion — це платформа, яка буквально створена для організації. Тут можна зібрати все, що зазвичай розкидане по десятках файлів, чатів і блокнотів. Можна створювати:

• централізовані панелі для управління бізнесом;
• бази даних для клієнтів, завдань чи фінансів;
• простір для командної роботи, де всі бачать актуальні дані.

Раніше для таких цілей потрібно було поєднувати кілька сервісів: скажімо, кілька Asana чи умовну Odoo для завдань, Google Sheets для баз даних і à la Slack для комунікації. Notion об’єднує всі ці функції в одному інструменті.

Особливість Notion у тому, що він гнучкий. Ви створюєте структуру саме такою, як це потрібно для вашого бізнесу. Більше ніяких "універсальних" шаблонів, які доводиться «підганяти».

Переваги роботи в одній системі

Переходячи до Notion, ви отримуєте три ключові вигоди:

1. Усе в одному місці
   Забудьте про безкінечне перемикання між додатками. У Notion є все: і завдання, і клієнти, і навіть місце для ваших ідей. Один простір для всього бізнесу — це економія часу та зменшення стресу, і ця сукупність ( [-стрес+час] ) - це ваша конкурентна перевага, не забувайте про це.
   
   
2. Доступ для команди
   Усі члени вашої команди можуть працювати з одними й тими ж документами в реальному часі. Ви можете налаштувати права доступу, щоб кожен бачив лише те, що йому потрібно, але водночас залишався на зв’язку з усім, що відбувається.
   
   
3. Можливість автоматизації
   У сучасних оновленнях Notion з’явилися функції, які дозволяють автоматизувати багато рутинних процесів. Тепер навіть малі команди можуть користуватися перевагами автоматизації без додаткових витрат.
   
   

Бізнес без структури схожий на лабіринт без карти — кудись ми рухаємось, але не завжди знаємо, куди саме йти. Notion допомагає створити мапу, яка веде вас до мети: куди йдемо, що для цього потрібно, де то все взяти і хто що з цього перекриває, і якщо ні - то який план Б. З Notion ви не просто отримуєте інструмент для роботи, а створюєте основу для системного розвитку вашої справи.

Центральна панель управління: ваша база для керування бізнесом

Центральна панель управління в Notion — це ваш стратегічний центр. Вона допомагає зібрати всю важливу інформацію про бізнес в одному місці: цілі, ключові показники, завдання команди та прогрес у роботі. Це місце, де ви можете швидко отримати огляд ситуації та зрозуміти, чи потрібно втручатись, і якщо так - що саме потрібно робити і коли це буде своєчасним.

Як створити ефективну панель управління?

1. Команда
У верхній частині панелі створіть блок для відображення складу команди. Це можуть бути:

• Імена співробітників;
• Їхні ролі та зони відповідальності;
• Контактна інформація (або посилання на інші сторінки з деталями).

Подумайте, що ще ви хотіли би додати, пов'язане з командою? Наприклад, можна створити секцію "До кого звернутися?", щоб співробітники завжди знали, хто відповідає за конкретний процес.

2. Цілі бізнесу
Виділіть окремий блок для стратегічних цілей. Короткі й чіткі:

• "Збільшити клієнтську базу на 20%"
• "Запустити новий продукт до кінця кварталу".

Зробіть цей блок візуально привабливим: додавайте емодзі, позначайте дедлайни або прогрес бари для відстеження виконання.

3. Прогрес і ключові показники
Це важлива частина панелі, яка дозволяє бачити результати. Створіть вигляд, наприклад, у форматі таблиці або канбан-дошки, щоб показувати:

• Що вже зроблено;
• Що в роботі;
• Що потребує уваги.

Автоматичне оновлення статусів через функції Notion допомагає тримати інформацію актуальною.

Чому це працює?

Центральна панель об’єднує команду. Це місце, де всі можуть швидко зрозуміти, що відбувається, які завдання в пріоритеті, і як це впливає на бізнес. Це економить час на дзвінках, зустрічах і нескінченних уточненнях.

Рекомендація від TemplUp hub: коли створюєте навігаційне меню на голвній сторіці - не забувайте про зручність роботи з маленького екрану.

Подивіться на наш нав-бар, як він виглядає на великому екрані:

Це рядок з HTML-емодзі, які є посиланнями на інші сторінки. В чому перевага таких посилань?

Перевага в тому, що це найзручніший спосіб впорядкування навігації таким чином, щоб на екрані смартфону посилання, розміщені в один рядок на великому екрані, не стали списком посилань в стовпчик - на маленькому екрані.

Коли ми використовуємо галарею для підсторінок, або колонки, або навіть кнопки, і розміщуємо їх файно поруч одне з одним - на смартфоні вони йдуть одне ЗА одним, а цей спосіб дозволяє зберегти навігаційне меню на будь-якому екрані однаковим, звичайно, якщо таких піктограм не занадто багато.

Ось як це меню виглядає на телефоні:

Для зручності (бо ж палець має влучити куди треба), а також в якості корпоративної айдентики, ми використали вертикальні роздільники за допомогою формули - ось вона:

\color{green}\rule{1px}{6px}\color{red}\rule{1px}{6px}\color{green}\rule{1px}{6px}

Якщо скопіювати це, ввести в Notion $$, потім вставити без формату (Ctrl+Shift+V) і одразу додати ще $$ - ви отримаєте собі такі самі роздільники - спробуйте, замініть кольори, насолоджуйтесь))

Для додавання посилань на іконки просто скопіюйте посилання на потрібну сторінку, виділіть іконку і натисніть Ctrl+V. На створення одного пункту такого меню технічно потрібно часу секунд 15 (довше підбирати іконки) і це буде неймовірна інвестиція!

Робочі області: основа продуктивності в Notion

Робочі області — це простір для управління проєктами, виконання завдань і зберігання документів. Якщо центральна панель управління є стратегічним центром, то робочі області — це місця для щоденної діяльності, де команда виконує реальні дії для досягнення цілей.

Як організувати робочі області?

1. Проєкти: все під контролем

Створіть базу даних для проєктів: уявіть це як цифровий журнал усіх поточних ініціатив компанії.

• Включіть ключові поля:
  
• Назва проєкту
• Відповідальні
• Дедлайн
• Статус ("Планується", "Виконується", "Завершено").
• Візуалізація:
  Використовуйте представлення "Канбан" для відстеження етапів роботи над проєктами або "Таблицю" для зведеної інформації.
  

Порада: Розділіть великі проєкти на підзадачі. Створіть окрему сторінку для кожного великого проєкту, де зберігається вся пов’язана інформація.

2. Завдання: від великого до дрібниць

Індивідуальні списки завдань: додайте базу даних для команди, щоб кожен міг бачити свої задачі.

• Структура:
  
• Назва завдання
• Відповідальний
• Дедлайн
• Зв’язок із проєктом (зв’яжіть завдання з базою даних проєктів).
• Відстеження прогресу:
  Налаштуйте статуси для контролю виконання: "Новий", "В роботі", "Завершено".
  

Порада: Додайте поле "Пріоритет", щоб допомогти команді сфокусуватися на головному.

3. Документи: цифрова бібліотека бізнесу

• Створіть базу даних для зберігання файлів і документів. Вона може включати:
  
• Шаблони договорів
• Політики компанії
• Результати досліджень
• Інструкції для працівників.
• Категоризація:
  Додайте теги для швидкого пошуку (наприклад, "Юридичні", "Фінанси", "Маркетинг").
  

Порада: Створіть індекс із посиланнями на найважливіші документи на центральній панелі, щоб не витрачати час на пошуки.

Як це змінює роботу?

Робочі області в Notion дають змогу впорядкувати хаотичні процеси, забезпечуючи прозорість і доступність інформації. Раніше для цього потрібно було використовувати кілька інструментів: Trello для задач, Google Drive для файлів, і ще щось для комунікації. Тепер усе можна інтегрувати в одній платформі.

Наступний компонент структури — клієнтська база та фінанси. Вона допоможе налаштувати систему для управління відносинами з клієнтами й контролю бюджетів.

Бази даних: фундаментальні ресурси вашого бізнесу

Уявіть бази даних у Notion як ядро операційного управління, де вся інформація про клієнтів, фінанси та запити не лише зберігається, але й працює на вас. Це інструмент, який об'єднує всі ключові аспекти бізнесу та забезпечує легкий доступ до даних.

Як організувати бази даних у Notion?

1. Клієнтська база: будуйте відносини, а не просто списки

• Основна структура:
  Створіть базу даних, яка включає:
  
• Ім’я клієнта чи компанії
• Контактну інформацію (телефон, email)
• Історію взаємодій (дата останнього контакту, нотатки про розмови)
• Тип клієнта (новий, постійний, VIP).
• Автоматизація:
  Використовуйте форми для збору нових контактів прямо на сайті чи під час заходів.
  

Порада: Додайте поле для відстеження потенційних угод (pipeline), щоб бачити, на якому етапі взаємодії знаходиться клієнт.

2. Фінанси: контроль за доходами і витратами

• База даних для фінансових операцій:
  Організуйте всі надходження та платежі в одній таблиці. Включіть поля:
  
• Дата транзакції
• Сума
• Категорія (дохід, витрати, інвестиції)
• Коментар чи прив’язка до проєкту.
• Аналіз даних:
  Додайте формули для автоматичного підрахунку загальної суми доходів чи витрат за місяць.
  

Порада: Використовуйте фільтри для створення окремих виглядів, наприклад "Місячний звіт" чи "Тільки витрати на маркетинг".

3. Запити: організуйте комунікації

• Організуйте запити від клієнтів і команди:
  Включіть у базу даних:
  
• Тему запиту (питання, проблема, ідея)
• Відправника (клієнт чи працівник)
• Статус ("Новий", "В обробці", "Завершено")
• Пріоритет.
• Прозорість:
  Додайте вигляд для відстеження активних запитів, а також звіти за категоріями чи статусами.
  

Порада: Створіть автоматичний зворотний зв’язок, наприклад, через сторінку з прогресом виконання запитів.

Як це допомагає бізнесу?

До впровадження баз даних у Notion, керування клієнтами, фінансами та запитами часто вимагало окремих сервісів — CRM, Excel, листування в чатах. Тепер усе це можна впорядкувати в єдиній екосистемі.

Наприклад, історія клієнтів завжди під рукою, фінанси автоматично підраховуються, а запити більше не губляться в листуванні.

Мінімальна структура для малого бізнесу в Notion

Створення мінімальної структури в Notion дозволяє зосередитися на найважливіших аспектах бізнесу. Це базовий підхід, який можна легко розширити протягом розвитку вашої компанії.

Головна сторінка: посилання на основні розділи

Головна сторінка — це ваш стартовий майданчик. Вона має бути простою та інтуїтивно зрозумілою:

• Що розмістити?
  
• Посилання на ключові розділи:
• Проєкти — для управління вашими робочими ініціативами.
• Завдання — список задач із чіткими статусами.
• База клієнтів — для роботи з контактами та історіями взаємодій.
• Аналітика — для відстеження основних показників.
• Як організувати?
  Використовуйте блоки Table of Contents, Toggle list, або просто групуйте посилання в колонках із гарними піктограмами чи емодзі для візуальної привабливості.
  

Порада: Розташуйте ключову інформацію зверху сторінки, щоб не доводилося шукати.

База даних для задач

Це основний інструмент для управління роботою. Завдання можуть бути організовані як список, канбан-дошка чи таблиця, залежно від вашого стилю роботи.

• Що додати до бази?
  
• Назва задачі — щоб одразу зрозуміти суть.
• Статуси — наприклад, "Нові", "Виконується", "Завершено".
• Дедлайн — для чіткого планування.
• Відповідальний — щоб знати, хто займається кожною задачею.
• Автоматизація
  Використовуйте фільтри, щоб кожен співробітник бачив лише свої задачі. Це допоможе зберегти порядок і уникнути плутанини.
  

Порада: Налаштуйте нагадування на дедлайни через інтеграцію з Google Calendar чи іншими інструментами.

База клієнтів

Один із найважливіших розділів для будь-якого бізнесу — це база клієнтів. Її варто організувати так, щоб інформація була доступною та зрозумілою.

• Що додати до бази?
  
• Контактну інформацію (ім’я, телефон, email).
• Статус співпраці — наприклад, "Потенційний клієнт", "У процесі переговорів", "Постійний клієнт".
• Історію взаємодій — нотатки про попередні розмови, зустрічі чи домовленості.
• Як організувати?
  Використовуйте вигляд "Таблиця" для роботи з великими обсягами даних та "Галерею" для візуалізації інформації.
  

Порада: Використовуйте фільтри для швидкого доступу до контактів, наприклад, клієнтів із конкретним статусом або пріоритетом.

Ця базова структура — перший крок до створення гнучкої системи управління бізнесом у Notion. 

Переходимо до наступної частини і дізнаємось як налаштувати систему самостійно - з порадами, прикладами та рекомендаціями