Укладання договорів: як налаштувати в Notion

(час читання ~ 25 хвилин)

Договори, публічні оферти і Notion - нумо розбиратись!

1. Чому договори важливі?

• Договори формують основу для взаєморозуміння між сторонами, чітко фіксуючи всі умови співпраці.
• Запобігають можливим непорозумінням, адже кожен пункт домовленостей документально підтверджений.
• Є надійним інструментом захисту, якщо виникає потреба юридичного розгляду спірних питань.

2. Коли потрібен договір (а коли можна і без нього)?

Не всі ситуації потребують офіційного документа. Однак у багатьох випадках договір є важливим елементом успішної співпраці.

• Коли договір рекомендую як обов’язковий:
  • Ви працюєте над довготривалим проєктом або залучаєте значні кошти.
  • У співпраці є складні умови: наприклад, специфічні етапи виконання робіт або детальні вимоги до якості послуг.
  • Ви працюєте з новим партнером, якого ще не знаєте достатньо добре.
• Коли можна обійтись без договору:
  • Невеликі покупки або транзакції, де достатньо фіскального чека, квитанції чи іншого підтвердження.
  • Одноразові замовлення, коли всі умови зрозумілі обом сторонам і ризик мінімальний.

Навіть якщо письмовий договір не потрібен, важливо, щоб сторони мали чітке розуміння своїх обов’язків та домовленостей.

Договори потрібні не завжди, але коли вони доречні — це розумний і практичний вибір.

Для малого бізнесу договори можуть бути доречними у декількох випадках.

• Існує потреба у формалізації взаємовідносин з контрагентами: Це особливо важливо при укладенні угод на постачання товарів чи послуг, оренду приміщень, надання кредитів тощо. Договір чітко визначає права та обов'язки сторін, умови виконання угоди та порядок вирішення можливих спорів.
• Необхідно зафіксувати умови співпраці: Договір дозволяє детально прописати всі нюанси взаємодії, такі як строки виконання робіт, вартість послуг, відповідальність сторін за невиконання умов договору тощо. Це допомагає уникнути непорозумінь та конфліктів у майбутньому.
• Є потреба в юридичному захисті: У випадку виникнення спорів, договір слугує доказом існування правових відносин між сторонами та допомагає відстояти свої права в суді.
• Необхідно забезпечити стабільність бізнесу: Довгострокові договори можуть забезпечити стабільність бізнесу, гарантуючи постачання необхідних товарів чи послуг на визначений період.
• Вимагається дотримання певних стандартів: У деяких сферах діяльності (наприклад, будівництво, виробництво) договори можуть містити вимоги до якості продукції або послуг, що забезпечує дотримання певних стандартів.

Конкретні приклади ситуацій, коли договори є доречними для малого бізнесу:

• Договір купівлі-продажу: При придбанні обладнання, сировини, матеріалів тощо.
• Договір підряду: При замовленні розробки веб-сайту, проведення ремонтних робіт, виготовлення продукції.
• Договір оренди: При оренді офісних приміщень, виробничих площ, транспортних засобів.
• Договір надання послуг: При замовленні бухгалтерських, юридичних, маркетингових послуг тощо.
• Трудовий договір: При найманні працівників.
• Цивільно-правовий договір: При залученні фрілансерів або виконавців для виконання разових завдань.

Кожен договір унікальний і повинен відповідати специфіці конкретної угоди. Для складання договору бажано звернутися до юриста, щоб уникнути помилок та забезпечити максимальний захист інтересів вашого бізнесу. Договори слід періодично переглядати та оновлювати, особливо якщо змінюються умови співпраці або законодавство. Використання договорів дозволяє малим підприємствам мінімізувати ризики, забезпечити стабільність бізнесу та захистити свої інтереси.

Договори з замовниками, як і з вашими постачальниками в деяких випадках, не обов’язково укладати як окремі документи з двома підписами, і це чудова можливість - настільки чудова, що не користатися нею мають бути вагомі причини))

Йдеться про публічну оферту, і давайте трохи на ній зупинимось.

3. Публічна оферта: простий спосіб укладати договори

Публічна оферта — це швидкий і зручний спосіб оформити умови співпраці з клієнтами чи покупцями без необхідності укладати індивідуальний договір із кожним.

• Що таке публічна оферта?

  Це документ, у якому ви прописуєте умови продажу товарів чи послуг. Коли клієнт приймає ці умови, наприклад, здійснюючи оплату, це автоматично вважається укладанням договору.

• Чому це зручно для малого бізнесу?

  • Не потрібно підписувати договір із кожним клієнтом.
  • Всі умови роботи (оплата, доставка, повернення) чітко прописані, що допомагає уникати суперечок.
  • Підходить для онлайн-магазинів, послуг фрилансерів чи курсів.

• Що має включати оферта?

  • Чіткий опис товарів чи послуг.
  • Умови оплати (сума, способи оплати).
  • Умови доставки або виконання робіт.
  • Політику повернення та обміну.

• Як створити оферту в Notion?

  • Створіть сторінку в Notion, де буде текст оферти.
  • Додайте всі необхідні пункти, структуровані в списках чи блоках.
  • Використовуйте загальнодоступне посилання, щоб клієнти могли переглянути документ.
  • За бажанням, додайте QR-код, який веде на сторінку оферти, і розміщуйте його у своїх маркетингових матеріалах.

Публічна оферта — це і юридично важливий інструмент, і зручний спосіб зробити ваш бізнес прозорішим та надійнішим для клієнтів.

Відсутність публічної оферти може створити негативне враження про бізнес. Клієнти можуть сприймати такий підхід як ознаку несерйозності або небажання нести відповідальність за свої зобов'язання. Тобто, це - мінус. А можливості, які виникають завдяки використанню оферти - це жирний плюс з зірочкою, тому що в порівнянні з письмовими окремими договорами, які є предметом переговорів сторін, публічна оферта - це двостороння угода, але на правилах лише однієї сторони - на ваших умовах.

Як вам така умова в оферті: “Датою укладення Договору (акцептом оферти), а також моментом повного й беззаперечного прийняття Покупцем умов Договору вважається дата створення Покупцем зустрічі з використанням функціоналу сайту або стороннього сервісу, посилання на який міститься на сайті, за умови отримання Покупцем від Продавця підтвердження зустрічі в електронному вигляді.”?

Давайте розберемо це: отже, клієнт реєструється на сайті (тобто, створює обліковий запис), по дорозі, звісно, погодившись з Умовами надання послуг та Політикою конфіденційності; отримав доступ до особистого кабінету, де за посиланням перейшов до умовного cal.com, repito.app, calendly чи Notion Calendar, але ви як постачальник послуги, припустимо, з консультування, або з навчання, берете на себе зобов’язання лише тоді, коли підтвердите зустріч! Навіть якщо клієнт вже її оплатив - ви не зобов’язані підтверджувати зустріч, якщо вас щось не влаштовує. І якщо саме так не зафіксувати в Публічній оферті - клієнт може висунути обґрунтовану претензію щодо ненадання вами оплаченої послуги тощо, і нікого не цікавить що у вас, наприклад, сімейні обставини абощо, і тому ви підтвердження зазвичай робите день в день, бо так саме вам є зручно, а ви для того і стали вести власний бізнес, щоб вам було - зручно!

Публічна оферта потужна штука, і вона є унікальним інструментом для бізнесу - вона не має альтернатив.

Багато підприємців розміщує Публічну оферту на сайті як окрему сторінку, або в хмарі на кшталт Google Drive чи Proton Drive, в форматі .pdf або .docx. Я пропоную зробити це в Notion і ось чому:

1. Зручність оновлення

   У Notion легко редагувати текст оферти без необхідності завантажувати нові версії файлу. Ви завжди можете оперативно внести зміни, і вони автоматично стануть доступними вашим клієнтам через те саме посилання. В цьому процесі змін правильно зберегти попередню версію, та в Notion це можна зробити простою внутрішньою (”дочірньою”) сторінкою, чого не можна так просто зробити в інших варіантах.

2. Доступність для клієнтів

   Notion дозволяє створити зручний формат сторінки, який клієнти можуть переглядати з будь-якого пристрою — комп’ютера чи смартфона, без потреби завантажувати файл (і, звичайно, не потрібно реєструватись в Notion).

3. Професійний вигляд

   Оферта в Notion виглядає сучасно й акуратно, особливо якщо ви використовуєте стилістику бренду. Можна додати ваш логотип, структурувати текст заголовками й списками для кращої читабельності, вбудувати відеозвернення чи аудіоверсію оферти (ніколи не зустрічав, але хтозна - це про інклюзію, наприклад - голосом людини буде приємніше слухати оферту з вітальним “живим” словом аніж голосом робота слухати текст сторінки).

4. Інтеграція з іншими процесами

   • Ви можете додати в оферту посилання на приклади ваших робіт, політику конфіденційності чи форму для заявки - якщо покупець потрапить сюди з вашого акаунту в соцмережі - це буде не файл з посиланнями а повноцінна сторінка з блоками.
   • Інтегруйте в неї можливість підписатись на розсилку, як приклад.
   • Якщо проводите маркетингову кампанію і вивчаєте джерела трафіку - використайте можливості Bitly або подібних сервісів для скорочення та відстеження посилань. Це можна робити і зі звичайними файлами, звісно - це просто нагадування, що зі сторінкою в Notion це також можливо.

Таким чином, використання Notion для розміщення Публічної оферти робить ваш бізнес гнучкішим, сучаснішим і більш організованим.

4. Як Notion допомагає в роботі з договорами

a) Створення та обговорення договорів

Notion — чудове середовище для розробки та обговорення структури договорів.

• Спільна робота в режимі реального часу: запросіть команду чи партнерів до роботи над текстом. Вони зможуть вносити пропозиції, коментувати або змінювати текст - ви можете дати доступ на перегляд з правами давати пропозиції або додавати коментарі так само як і в старих сервісах; приймати пропозиції, відповідати на коментарі зручніше, переглядати історію обговорення теж зручно).
• Використання коментарів: залишайте позначки або уточнення прямо в тексті договору, щоб швидко узгоджувати деталі.
• Теги для категоризації: додавайте позначки для швидкого пошуку, наприклад, “на розгляді” або “узгоджено”.

b) Зберігання та організація

Notion дозволяє створити зручну базу даних для управління всіма договорами:

1. Підписані договори можна зберігати як файли, прикріплені до відповідних записів у базі даних.
2. База даних договорів може містити такі ключові поля:
   • Назва договору (наприклад, “Договір на постачання”).
   • Контрагент (ім’я компанії чи особи, з якою укладено договір).
   • Дата підписання (для фіксації, коли договір набрав чинності).
   • Статус чинності (наприклад, "Активний", "Закінчився", "На підписанні").

c) Відстеження стану виконання

Notion дозволяє організувати процеси виконання умов договорів:

• Чек-листи умов договору: додавайте перелік завдань, пов’язаних із договором, наприклад, "отримати оплату", "доставити товар", "надати послугу".
• Нагадування про ключові дати: створіть систему нагадувань для важливих моментів, таких як завершення терміну дії або дата виконання зобов’язань.

d) Укладання та підписання

Хоча в самому Notion немає функції для підписання документів, ви можете інтегрувати його з українськими платформами для електронного підпису:

• Вчасно.ЕДО: популярна платформа для електронного документообігу з підтримкою кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
• Signy: зручний сервіс, який ідеально підходить для малого бізнесу.
• Paperless: інтеграція з додатком "Дія" для підписання документів.

Після підписання договору ви можете:

• Додати посилання на підписаний документ у Notion.
• Завантажити документ у форматі PDF і прикріпити до відповідного запису у вашій базі даних.

Notion надає всі необхідні інструменти для ефективної організації договорів, починаючи зі створення та обговорення, закінчуючи зберіганням і контролем за їх виконанням. Це робить договірну роботу менш обтяжливою і більш структурованою для підприємців.

Висновки

Договори як основа бізнесу

Ми розглянули, чому договори важливі, коли вони обов’язкові, а коли — лише бажані. Ви отримали практичний огляд їхніх видів, потреб та інструментів для формалізації співпраці.

Особливості для малого бізнесу

Малі підприємці мають унікальні можливості адаптувати підхід до укладання договорів, включно з використанням публічної оферти. Це зручний спосіб автоматизувати взаємодію з клієнтами без складних юридичних процедур.

Роль Notion

Notion надає можливість не лише організувати весь процес роботи з договорами (створення, узгодження, зберігання), а й зробити це гнучко, просто і зрозуміло. Використання шаблонів, зручна структура баз даних та доступність з будь-якого пристрою — усе це полегшує управління документами та дозволяє уникнути плутанини.

Ключові переваги для вашого бізнесу

• Легкість налаштування процесів.
• Прозорість для всіх сторін співпраці.
• Зменшення ризиків завдяки чіткій організації.

Договори — це не лише про захист чи формальності. Договірна робота - це ще про розвиток бізнесу. Завдяки Notion ви зможете налаштувати роботу так, щоб ваш бізнес працював чітко, професійно і, головне, надійно. Укладайте договори одразу як це відбувається в великому бізнесі, і коли ваш бізнес перетне точку малого чи середнього, а це обов'язково станеться, ви будете готові до цього більше ніж інші на вашому ринку.

І найприємніше: управління договорами як окремий модуль систем взаємовідносин з клієнтами (CRM) коштує від десятків доларів за користувача на рік, а використання Notion - це можливість отримати саме те що потрібно вашому бізнесу, не вкладаючи в це кошти (достатньо безплатного плану Notion) і вкладаючи час з максимальною ефективністю, адже впровадження будь-якої CRM потребує теж часу, а налаштовуючи власну систему ви витратите цей час не на навчання і підлаштування ваших процесів під запропонований функціонал, а на створення системи так як вам потрібно, одночасно навчаючись і побудові бізнес-процесів, і користуванню Notion, отримуючи в результаті незалежність і економію на абонплаті та супроводі.

Напишіть в коментарях, який у вас бізнес, і я напишу у відповідь як ви можете використати Notion для договірної роботи!