Основи ведення бухгалтерії для малого бізнесу в Notion
Матеріал чекає на оновлення: буде додано про Військовий збір
(час читання ~ 16 хвилин)
Ведення бухгалтерії — це основа стабільного функціонування будь-якого бізнесу, навіть якщо ви працюєте як ФОП на єдиному податку без ПДВ. Здається, що податкове навантаження мінімальне, але правильний облік доходів та витрат дозволяє уникнути помилок, штрафів і забезпечує прозорість фінансів вашого бізнесу.
Notion — це інструмент, який пропонує зручний і гнучкий спосіб вести бухгалтерію. Завдяки його багатофункціональності ви можете організувати всі записи в одній системі, уникнувши паперової тяганини або витрат на спеціалізовані програми. У цій статті ми розглянемо, як налаштувати облік для малого бізнесу в Notion та зробити цей процес максимально простим і ефективним.
Ведення бухгалтерії для ФОП — це зовсім не так складно, як може здатися! Головне — знати, які записи та документи вам потрібні, щоб бути спокійним за свої фінанси й вести бізнес прозоро.
Книга обліку доходів
Цей документ колись справді мав офіційний вигляд і навіть вимагав реєстрації в податковій, але зараз усе набагато простіше. Це просто список ваших доходів — записуєте, скільки отримали грошей і від кого. Вести книгу можна у звичайному зошиті (але чи справді це зручно?) або у цифровому форматі, наприклад, у Notion.
Первинна документація
Це ваші "підтвердження угод": рахунки, акти, договори, накладні. Уявіть, що кожен запис у вашій книзі доходів має мати "свідоцтво", яке пояснює, звідки взялися ці гроші. Такі документи — це просто правило гри, і мати їх у порядку дуже корисно для вашого бізнесу.
Звіти для податкової
Раз у квартал ви подаєте декларацію платника єдиного податку, де показуєте свої доходи за цей період і рахуєте суму податку. Сплачувати податок потрібно за визначеним графіком — це прозоре зобов’язання, яке ви виконуєте в партнерстві з державою.
Усі ці документи та записи не просто формальність — вони допомагають вам працювати спокійно та впевнено. Адже ваша бухгалтерія, хоча і дуже спрощена — це потужний інструмент для того, щоб краще розуміти фінансовий стан вашого бізнесу і підтвердити його перед податковим сервісом.
Тепер, коли ми розібралися, що потрібно вести для ФОПа, перейдемо до найцікавішого — створення власної системи обліку в Notion. Це практично, зручно й дозволяє тримати все під рукою.
Таблиця доходів
Це основа вашого обліку. Уявіть її як просту таблицю з такими стовпчиками:
Така таблиця допоможе легко знаходити потрібну інформацію та аналізувати свої доходи. Ви можете навіть додати автоматичні підрахунки сум для кожного місяця чи кварталу.
Таблиця витрат (опціонально)
Якщо хочете краще розуміти, на що йдуть ваші гроші, створіть окрему таблицю для витрат. Що сюди включати:
Ця таблиця не обов’язкова для податкової, але може стати вашим секретом успішного управління бізнесом.
Календар податкової звітності
Щоб не забути про важливі дати, створіть календар у Notion. Запишіть у ньому всі дедлайни:
У Notion календар можна синхронізувати з іншими інструментами або додати нагадування, щоб не пропустити важливі події.
Зручність пошуку
Використовуйте фільтри в таблицях, щоб швидко знаходити потрібні записи, наприклад, усі доходи від конкретного клієнта або за певний місяць.
Групування даних
Можна створити окремі представлення таблиць:
Автоматизація
В Notion можна додати формули для підрахунків: наприклад, автоматичне сумування доходів за місяць чи розрахунок залишку після податкових витрат.
В результаті у вас буде не просто "журнал доходів", а повноцінний інструмент, який спрощує життя, допомагає зберігати порядок і краще розуміти ваш бізнес.
Коли ваша система обліку готова, головне — зробити її максимально простою у використанні. Адже чим легше додавати дані, тим більша ймовірність, що ви справді будете це робити.
Додайте кнопку для нових записів
У кожній таблиці можна створити кнопку “New”, яка відкриватиме порожній шаблон запису. Наприклад:
Завдяки цьому ви заощадите час і не забудете важливі деталі.
Швидке створення записів через мобільний додаток
Використовуйте Notion на смартфоні, щоб додавати записи “на ходу”. Це ідеально підходить для тих, хто часто працює поза офісом. Всі зміни синхронізуються автоматично - працюємо в хмарі через інтернет-підключення.
Шаблони для повторюваних операцій
Якщо у вас є операції, які повторюються (наприклад, щомісячна оплата оренди чи регулярний дохід від одного клієнта), створіть шаблони в таблицях. У шаблоні можна заздалегідь заповнити поля, які не змінюються, і просто додати змінні дані (суму чи дату).
Додавання тегів
Теги — це чудовий спосіб організувати дані для аналізу. Наприклад:
Згодом ви зможете швидко аналізувати дані, наприклад, скільки доходу приносить кожен клієнт або яка категорія приносить найбільший прибуток.
Додати запис у Notion займає всього кілька секунд, а результати вражають:
З часом ви відчуєте, що ведення обліку — це не тягар, а потужний інструмент, який робить ваш бізнес більш зрозумілим і прозорим.
Коли настає час звітувати, ваша система в Notion стає незамінним помічником. Завдяки зібраним даним і структурі, ви зможете швидко сформувати звітність, не втрачаючи зайвих годин на пошук інформації чи заповнення документів вручну.
Фільтруйте дані за потрібний період
У таблицях Notion дуже просто зробити фільтр за датою. Наприклад:
Сума доходів
Використовуйте функцію підсумків у таблиці (підрахунок суми значень у колонці). Notion автоматично порахує всі доходи за вибраний період. Ви одразу бачите загальну суму, яку потрібно внести у вашу декларацію.
Збір документів
Зверніть увагу, чи для кожного доходу є первинна документація. Якщо якогось документа немає, варто його знайти чи запросити в контрагента, щоб не залишилося “білих плям”.
Експорт даних
Якщо потрібно, дані можна експортувати у формат CSV, щоб надалі працювати з ними в Excel чи передати бухгалтеру. В Notion це робиться буквально кількома кліками.
Щоб не пропустити строки подання декларацій, додайте у свій робочий простір календар із важливими датами. Наприклад:
Це допоможе вам завжди бути на крок попереду: врахувати залишки для сплати податків, запланувати час для звітності, і звісно уникнути штрафів через несвоєчасну звітність або протермінування податкових зобов’язань, які взяли на себе при реєстрації.
З Notion підготовка до звітності перестає бути складним завданням. Ви просто дістаєте з таблиць готові дані, звіряєте їх і вносите у декларацію. Усе чисто, прозоро і без зайвого стресу.
Для подання декларації ФОПа на ЕП 3 групи без працівників потрібно заповнити усього три цифри:
Ось і все - вся звітність! Три цифри, рахувати з яких потрібно лише одну (другу) - дохід, отриманий в останньому кварталі!
Якщо ви щомісяця, або щотижня, а краще - в кінці робочого дня заносите записи про отримані доходи (а з телефону - одразу при отриманні коштів) - на формування цієї цифри для звітності часу потрібно… - час взагалі не потрібен: Notion зробить усі розрахунки за вас, і підготовка звітності перетвориться на кілька кліків.
Для команди можна налаштувати права доступу, щоб кожен міг додавати дані без доступу до всієї таблиці і до записів один одного.
Звітність ми подаємо через місяць з декадою після закінчення звітного кварталу - тож, варто зробити собі віджет, в якому формулою зафіксувати суму доходу за кожний квартал. Це зручно: чотири віджети - чотири суми; квартал закінчився - рахується новий. Супер! Займаємось справами, що залежать від нас, а такі речі і самі підрахуються. Нагадування отримали - зайшли, подались за 3-4 хвилини, спокійно позначили як виконане і повернулись до своїх справ.
Клієнтська база та її інтеграція з обліком доходів
Уявіть, що ваша таблиця доходів — це не просто список цифр, а повноцінна історія співпраці з клієнтами. Додайте ще одну таблицю — базу клієнтів. У ній можна зберігати:
Як це інтегрувати з доходами?
У таблиці доходів створіть колонку "Клієнт" і зв’яжіть її з базою клієнтів через тип "Relation" у Notion. Так ви зможете бачити всі транзакції, які стосуються конкретного клієнта, і навіть оцінити, хто з них приносить найбільше доходу.
Бонус: Якщо у вас є постійні клієнти, додайте колонку "Лояльність" із тегами, як-от "VIP", "Новий", "Потенційний". Це допоможе вибудовувати персоналізований підхід до роботи.
Аналіз прибутковості
В Notion можна легко аналізувати прибутковість свого бізнесу навіть без складних формул чи сторонніх сервісів. Ось кілька ідей:
Графічні візуалізації:
Звітність і аналіз у кілька кліків:
За допомогою групування в таблицях можна бачити не тільки суму доходів, а й середній дохід за певний період чи категорію. Наприклад, ви можете швидко дізнатися, який із напрямів приносить найбільшу вигоду.
Висновок
Ведення бухгалтерії для малого бізнесу може бути простим і навіть приємним, якщо використовувати правильний інструмент. Notion — це потужний помічник, який дозволяє автоматизувати рутинні завдання, зберігати всі дані в одному місці та надає гнучкість у налаштуванні під ваші потреби. Використовуючи наведені приклади, ви можете швидко створити систему, яка полегшить вашу роботу та допоможе зосередитися на розвитку бізнесу.
Спробуйте налаштувати свою бухгалтерську систему в Notion та переконайтеся, наскільки це зручно. Технічне завдання, купа сесій з інтегратором, супротив використання нав’язаного (бо воно ж вже є і точно вам так буде потрібно!), навчання, тестування системи з паралельним веденням обліку для порівняння - це альтернатива швидкому самостійному створенню під себе того (і лише того) що дійсно потрібно - в Notion, ще й з незалежними швидкими доробками. Створюйте, експериментуйте та відкривайте нові можливості для вашого бізнесу з використанням сучасних інструментів!
🗨️ Додавай свої коментарі, долучайся до обговорень!
До Telegram-каналу